Voor het beheer van grondstoffen dient de module grondstof als ondersteuningsprogramma. Hierbij wordt gebruik gemaakt van een grondstoffenbestand, grondstofnamen, HPK-nummers, verpakkingsgroottes, laboratoriumnummers en vervaldata. De grondstoffen worden voorzien van een etiket met een barcode, zodat deze gebuikt kunnen worden voor controles in de module proces.  Er zijn controles mogelijk op grondstof-identiteit, vervaldatum, quarantaine, vrijgave en eventuele waarschuwingen bij gebruik.

De GRONDSTOF-module onderhoudt de volgende deelbestanden:

• Basisbestand met grondstoffen, materialen en reagentia, geïdentificeerd door hun HPK-code
• Het artikelenbestand met de verschillende verschijningsvormen van de grondstoffen, materialen en reagentia, geïdentificeerd door hun Z-Index nummer (KNMP-nummer)
• Het lab-analysebestand met de na analyse vrijgegeven artikelen, elk geïdentificeerd door een uniek lab-analysenummer. Vanuit het lab-analysebestand worden de artikelen voorzien van een zogenaamde grondstofpot-etiket met barcode, waarmee in de module PROCES de controles op identiteit en houdbaarheid plaatsvinden

In de voorraad module worden de gegevens verzameld over beschikbare voorraden aan grondstoffen. Hierbij wordt onderscheid gemaakt tussen quarantaine en vrijgegeven voorraden. Er is actueel inzicht in de beschikbaarheid van de grondstoffen, doordat het geregistreerde verbruik aan grondstoffen in de proces module in mindering wordt gebracht op de voorraden. Wanneer er eventuele tekorten zijn wordt dit gemeld door de planning module op het moment dat er een nieuwe bereiding wordt ingepland. Daarnaast bewaakt de voorraad module de minimumvoorraadniveaus en worden bestelopdrachten gegenereerd.

Met de module ANALYSE maakt de ziekenhuisapotheek en het laboratorium haar analysevoorschriften (protocollen). Ook hier is het aantal te beheren protocollen onbeperkt en worden vergelijkbare gegevens voor de identificatie vastgelegd.

Tijdens laboratoriumtesten ligt de nadruk op het nauwkeurig volgen van een aantal van te voren vastgelegde stappen, waarbij per stap bepaalde apparatuur of reagentia benodigd zijn.

In ANALYSE protocollen worden de volgende onderdelen gespecificeerd:

• Identificatie, waarin de algemene gegevens van het (eind)product zijn opgenomen;
• Apparatuur benodigd bij de analyse met barcode controle op identiteit en (kalibratie-) datum;
• Analyse-regels, de te volgen stappen bij de analyse met naar behoefte controle op minimale ondergrens, maximale bovengrens, binnen bepaald bereik van grenzen, etc. (omdat veel apparatuur, regels en reagentia in veel protocollen terugkomen, kunnen deze in een onderhoudstabel geselecteerd worden;
• Per analyse-regel de benodigde reagentia met barcode controle op identiteit en vervaldata.

Ook de ANALYSE protocollen worden vormgegeven met behulp van de Microsoft Word tekstverwerker en de vrijgave gebeurt in twee gescheiden stappen van verificatie en autorisatie. Bij het afdrukken van de protocollen voor de feitelijke analyse wordt een uniek chargenummer gegenereerd, waarmee de analyse ten allen tijde terug te vinden is.

De uitvoering van ANALYSE-protocollen en daarmee de controle geschiedt via de standaard PROCES module en de handheld-terminal. De analist kan op het protocol de analyseresultaten invullen en deze na afloop overnemen in ANALYSE. Daarmee worden de gegevens inclusief eventuele afwijkingen tijdens het proces eenduidig vastgelegd.

Met de module PROTOCOL kan de ziekenhuisapotheek en het laboratorium in principe een onbeperkt aantal medicijn bereidingsprotocollen aanmaken.

Een protocol is (of kan zijn) opgebouwd uit de volgende onderdelen:

• Identificatie, waarin de algemene gegevens van het (eind)product zijn opgenomen;
• Voorbewerkingen;
• Grondstoffen: nummer, naam en te gebruiken hoeveelheden;
• Materialen: omschrijving en aantallen;
• Uitvoering en afwerking in detail naar behoefte;
• Etikettering;
• Quarantaine eisen;
• Laboratorium keuringen;
• Vrijgave autorisatie.

Protocollen worden onderhouden met behulp van Microsoft Word, zodat alle daarvan bekende tekstverwerkingsfuncties beschikbaar zijn om de bereidingsinstructies vorm te geven. Verder worden hulpmiddelen geboden om het protocol te voorzien van tabellen met grondstoffen en materialen, waarin ook de mogelijkheid bestaat om de hoeveelheden automatisch om te rekenen naar een andere chargegrootte. De grootte van verschillende tekstparagrafen is instelbaar, zodat het protocol ook op een of meerdere vellen A4 en/of printers kan worden afgedrukt.

Daar waar van toepassing worden gegevens in een speciale BAPS-barcode afgedrukt om de koppeling met de modules PROCES en ETIKET te verwezenlijken (artikelnummer, chargenummer, grondstofregel, etiketnummer, etc.). Zonder BAPS-barcodes kunnen overigens uitstekend handmatig te verwerken protocollen worden gemaakt.

De privilegestructuur van BAPS zorgt voor een betrouwbare toewijzing van bevoegdheden ten aanzien van het aanmaken, wijzigen en vrijgeven van protocollen. Vrijgave is mogelijk in een tweetraps proces door twee verschillend bevoegde functionarissen voor verificatie en autorisatie.

De voorbereidingen en de uitvoering van verschillende analyse- en bereidingsopdrachten wordt georganiseerde door de module planning. Deze module omvat het inplannen van de analyse- en bereidingsvoorschriften met eventuele herhalingen, de voorraadcontrole van de benodigde grondstoffen, het toewijzen en bewaken van de procesuitvoering op de tablet-PC’s, en de na-uitvoering van de procesresultaten door een 2-staps verificatie en autorisatie.

Bevoegdheden voor de verschillende plannings- en uitvoeringstaken kunnen individueel toegewezen worden aan verschillende gebruikers. Hierbij is ook de optie om de eis toe te voegen dat de 2-staps verificatie en autorisatie door dezelfde gebruiker niet toegestaan is.

Bespaar tijd door ons softwaresysteem de planning te laten doen voor uw bereidingen. Test het nu uit met onze gratis demo.

De module PROCES, het hart van BAPS, is opgenomen in een direct en eenvoudig te bedienen handheld-terminal voorzien van infrarood communicatie en een barcodeleespen. Door middel van het vergelijken van barcodes op het protocol, de grondstofpot en gegevens van de aangesloten randapparatuur worden de controles uitgevoerd.

Door een uniek infrarood optisch interface, het zogenaamde balans-blok, te koppelen met de weegbalans wordt een mobiele controle op het weegproces gerealiseerd. Eenvoudig fysische grootheden worden gemeten en de gegevens worden naar de printers overgedragen.

De standaard PROCES module kan de volgende controles uitvoeren:

• De gebruikte grondstof versus de opgegeven grondstof;
• De houdbaarheid van de gebruikte grondstof;
• Verificatie van het nauwkeurigheid en meetbereik van de te gebruiken weegbalansen;
• Weegfuncties op de gekoppelde balansen. De beschikbare weegprincipes zijn Negatieve terugweging, Wegen tot…, Doorwegen en Repeteerwegen.

De handheld-terminal registreert, controleert en oordeelt op de genoemde punten, maar houdt de bewerking niet tegen. Bij een geconstateerd verschil zal een duidelijk geluidssignaal gegeven worden. Wordt de afwijkende situatie genegeerd, dan dient de gebruiker dit te bevestigen en wordt dit op het bewerkingsverslag vermeld; controle door een tweede geautoriseerde medewerker is noodzakelijk.

Na afloop van de bereidingshandelingen is de terminal ook weer optisch, ditmaal via het zogenaamde printerblok, direct te koppelen met een printer om een bereidingsverslag af te drukken met een overzicht van de geregistreerde gegevens, inclusief de bevindingen (tweede controle).

De module ETIKET is een zelfstandig werkend etiketteringsprogramma voor:

• Het aanmaken en onderhouden van etiketsjablonen;
• Het handmatig invullen van vrije velden;
• Het BAPS-geïntegreerd afdrukken.

Etiketten zijn gebaseerd op sjablonen, die binnen ETIKET aangemaakt en beheerd worden. Ruime mogelijkheden zijn voorzien voor het formatteren van teksten, grafische informatie en invulvelden. Variatie in lettertypen, grootte, character-pitch, dot-size, links-rechts uitlijnen of centreren en rotatie. Speciale (gevaren)symbolen kunnen toegepast worden, alsmede barcodes en het invoegen van standaardzinnen. De grafische mogelijkheden zijn deels printerafhankelijk.

Vrije velden kunnen ingevuld worden met automatisch te berekenen data. Zo kunnen vervaldata worden bepaald uit de opgegeven houdbaarheid. Ook kunnen velden vanuit externe bestanden gevuld worden.

ETIKET maakt geen gebruik van specifieke printerfuncties, zodat in principe elk merk/type etikettenprinter toegepast kan worden.

Een unieke functie van ETIKET in combinatie met de PROTOCOL-module is de mogelijkheid om bereidingsprotocollen digitaal te koppelen met de juiste etiketten. Bij het afdrukken ervan hoeven de etiketten dan niet meer handmatig geselecteerd te worden, maar kunnen ze door middel van een barcode automatisch opgehaald en afgedrukt worden. Dit garandeert altijd het juiste etiket bij een bereidingsprotocol en ook wordt dan bereidingsinformatie, zoals chargenummers en vervaldata, altijd foutloos op het etiket ingevuld.