BAPS MODULES

Barcode Assisted Processing System

 

voor bereidende apotheken

 

UITGEBREIDE UITLEG

VAN DE VIJF MODULES VAN BAPS

Richmond biedt bereidende-apotheken een softwarepakket voor de beheersing van het proces van geneesmiddelenbereiding.

BAPS staat voor Barcode Assisted Processing System en is in nauwe samenwerking met het gebruiksveld ontwikkeld.

 

 

BAPS-GRONDSTOF

voor het kwalitatief beheer van grondstoffen

De module GRONDSTOF is een ondersteuningsprogramma voor het beheer van grondstoffen. Er wordt gebruik gemaakt van een grondstoffenbestand, grondstofnamen, HPK-nummers, verpakkingsgroottes, lab-nummers en vervaldata.

Met behulp van de module GRONDSTOF kunnen de grondstoffen van een etiket met een barcode worden voorzien, zodat deze gebruikt kunnen worden voor controles in de module PROCES. Voorts is het mogelijk een vervaldatumcontrole uit te voeren op de in het magazijn aanwezige grondstoffen.

De GRONDSTOF-module onderhoudt de volgende deelbestanden:

  • Basisbestand met grondstoffen, materialen en reagentia, geïdentificeerd door hun HPK-code
  • Het artikelenbestand met de verschillende verschijningsvormen van de grondstoffen, materialen en reagentia, geïdentificeerd door hun Z-Index nummer (KNMP-nummer)
  • Het lab-analysebestand met de na analyse vrijgegeven artikelen, elk geïdentificeerd door een uniek lab-analysenummer. Vanuit het lab-analysebestand worden de artikelen voorzien van een zogenaamde grondstofpot-etiket met barcode, waarmee in de module PROCES de controles op identiteit en houdbaarheid plaatsvinden

PROTOCOL

voor het aanmaken en onderhouden van medicijn bereidingsprotocollen (CBV’s)

Met de module PROTOCOL kan de ziekenhuisapotheek en het laboratorium in principe een onbeperkt aantal medicijn bereidingsprotocollen aanmaken.

Een protocol is (of kan zijn) opgebouwd uit de volgende onderdelen:

  • Identificatie, waarin de algemene gegevens van het (eind)product zijn opgenomen;
  • Voorbewerkingen;
  • Grondstoffen: nummer, naam en te gebruiken hoeveelheden;
  • Materialen: omschrijving en aantallen;
  • Uitvoering en afwerking in detail naar behoefte;
  • Etikettering;
  • Quarantaine eisen;
  • Laboratorium keuringen;
  • Vrijgave autorisatie.

 

Protocollen worden onderhouden met behulp van Microsoft Word, zodat alle daarvan bekende tekstverwerkingsfuncties beschikbaar zijn om de bereidingsinstructies vorm te geven. Verder worden hulpmiddelen geboden om het protocol te voorzien van tabellen met grondstoffen en materialen, waarin ook de mogelijkheid bestaat om de hoeveelheden automatisch om te rekenen naar een andere chargegrootte. De grootte van verschillende tekstparagrafen is instelbaar, zodat het protocol ook op een of meerdere vellen A4 en/of printers kan worden afgedrukt.

Daar waar van toepassing worden gegevens in een speciale BAPS-barcode afgedrukt om de koppeling met de modules PROCES en ETIKET te verwezenlijken (artikelnummer, chargenummer, grondstofregel, etiketnummer, etc.). Zonder BAPS-barcodes kunnen overigens uitstekend handmatig te verwerken protocollen worden gemaakt.

De privilegestructuur van BAPS zorgt voor een betrouwbare toewijzing van bevoegdheden ten aanzien van het aanmaken, wijzigen en vrijgeven van protocollen. Vrijgave is mogelijk in een tweetraps proces door twee verschillend bevoegde functionarissen voor verificatie en autorisatie.

 

ANALYSE

voor het aanmaken en onderhouden van laboratorium analyse voorschriften

Met de module ANALYSE maakt de ziekenhuisapotheek en het laboratorium haar analysevoorschriften (protocollen). Ook hier is het aantal te beheren protocollen onbeperkt en worden vergelijkbare gegevens voor de identificatie vastgelegd.

Tijdens laboratoriumtesten ligt de nadruk op het nauwkeurig volgen van een aantal van te voren vastgelegde stappen, waarbij per stap bepaalde apparatuur of reagentia benodigd zijn.

In ANALYSE protocollen worden de volgende onderdelen gespecificeerd:

  • Identificatie, waarin de algemene gegevens van het (eind)product zijn opgenomen;
  • Apparatuur benodigd bij de analyse met barcode controle op identiteit en (kalibratie-) datum;
  • Analyse-regels, de te volgen stappen bij de analyse met naar behoefte controle op minimale ondergrens, maximale bovengrens, binnen bepaald bereik van grenzen, etc. (omdat veel apparatuur, regels en reagentia in veel protocollen terugkomen, kunnen deze in een onderhoudstabel geselecteerd worden;
  • Per analyse-regel de benodigde reagentia met barcode controle op identiteit en vervaldata.

 

Ook de ANALYSE protocollen worden vormgegeven met behulp van de Microsoft Word tekstverwerker en de vrijgave gebeurt in twee gescheiden stappen van verificatie en autorisatie. Bij het afdrukken van de protocollen voor de feitelijke analyse wordt een uniek chargenummer gegenereerd, waarmee de analyse ten allen tijde terug te vinden is.

De uitvoering van ANALYSE-protocollen en daarmee de controle geschiedt via de standaard PROCES module en de handheld-terminal. De analist kan op het protocol de analyseresultaten invullen en deze na afloop overnemen in ANALYSE. Daarmee worden de gegevens inclusief eventuele afwijkingen tijdens het proces eenduidig vastgelegd.

PROCES

voor het controleren, registreren en rapporteren m.b.v. een handheld-terminal

De module PROCES, het hart van BAPS, is opgenomen in een direct en eenvoudig te bedienen handheld-terminal voorzien van infrarood communicatie en een barcodeleespen. Door middel van het vergelijken van barcodes op het protocol, de grondstofpot en gegevens van de aangesloten randapparatuur worden de controles uitgevoerd.

Door een uniek infrarood optisch interface, het zogenaamde balans-blok, te koppelen met de weegbalans wordt een mobiele controle op het weegproces gerealiseerd. Eenvoudig fysische grootheden worden gemeten en de gegevens worden naar de printers overgedragen.

De standaard PROCES module kan de volgende controles uitvoeren:

  • De gebruikte grondstof versus de opgegeven grondstof;
  • De houdbaarheid van de gebruikte grondstof;
  • Verificatie van het nauwkeurigheid en meetbereik van de te gebruiken weegbalansen;
  • Weegfuncties op de gekoppelde balansen. De beschikbare weegprincipes zijn Negatieve terugweging, Wegen tot…, Doorwegen en Repeteerwegen.

 

De handheld-terminal registreert, controleert en oordeelt op de genoemde punten, maar houdt de bewerking niet tegen. Bij een geconstateerd verschil zal een duidelijk geluidssignaal gegeven worden. Wordt de afwijkende situatie genegeerd, dan dient de gebruiker dit te bevestigen en wordt dit op het bewerkingsverslag vermeld; controle door een tweede geautoriseerde medewerker is noodzakelijk.

Na afloop van de bereidingshandelingen is de terminal ook weer optisch, ditmaal via het zogenaamde printerblok, direct te koppelen met een printer om een bereidingsverslag af te drukken met een overzicht van de geregistreerde gegevens, inclusief de bevindingen (tweede controle).

ETIKET

voor het representatief etiketteren van onder andere het eindproduct

De module ETIKET is een zelfstandig werkend etiketteringsprogramma voor:

  • Het aanmaken en onderhouden van etiketsjablonen;
  • Het handmatig invullen van vrije velden;
  • Het BAPS-geïntegreerd afdrukken.

 

Etiketten zijn gebaseerd op sjablonen, die binnen ETIKET aangemaakt en beheerd worden. Ruime mogelijkheden zijn voorzien voor het formatteren van teksten, grafische informatie en invulvelden. Variatie in lettertypen, grootte, character-pitch, dot-size, links-rechts uitlijnen of centreren en rotatie. Speciale (gevaren)symbolen kunnen toegepast worden, alsmede barcodes en het invoegen van standaardzinnen. De grafische mogelijkheden zijn deels printerafhankelijk.

Vrije velden kunnen ingevuld worden met automatisch te berekenen data. Zo kunnen vervaldata worden bepaald uit de opgegeven houdbaarheid. Ook kunnen velden vanuit externe bestanden gevuld worden.

ETIKET maakt geen gebruik van specifieke printerfuncties, zodat in principe elk merk/type etikettenprinter toegepast kan worden.

 

Een unieke functie van ETIKET in combinatie met de PROTOCOL-module is de mogelijkheid om bereidingsprotocollen digitaal te koppelen met de juiste etiketten. Bij het afdrukken ervan hoeven de etiketten dan niet meer handmatig geselecteerd te worden, maar kunnen ze door middel van een barcode automatisch opgehaald en afgedrukt worden. Dit garandeert altijd het juiste etiket bij een bereidingsprotocol en ook wordt dan bereidingsinformatie, zoals chargenummers en vervaldata, altijd foutloos op het etiket ingevuld.

BAPS

OOK VOOR UW ORGANISATIE?

Wilt u weten hoe BAPS ook in uw organisatie kan functioneren, neem dan geheel vrijblijvend contact met ons op. We bespreken dan uw wensen want geen enkele organisatie werkt precies hetzelfde en u wilt zich niet in het harnas van een rigide automatiseringssysteem laten dwingen. Richmond levert BAPS daarom als concept en wij snijden het waar nodig voor u op maat!

Geneesmiddelen bereiding, geneesmiddelen bereiden proces automatisering, software pakket BAPS, een Barcode Assisted Processing System voor ziekenhuisapotheken, farmaceutische laboratoria en biofarmaceutische laboratoria.