BAPS
Barcode Assisted Processing System
De multi-industrie systeemoplossing voor geoptimaliseerde receptuurbeheer en bereiding
BEHEERSING
RECEPTUURBEHEER & -BEREIDING
Het bereiden van receptuur is een kritische taak. Correcte naleving en uitvoering van regels en werkmethoden moet hierbij gewaarborgd worden om de effectiviteit en veiligheid van de bereidde receptuur te kunnen garanderen. Het automatiseringsconcept van BAPS kan hierbij helpen door middel van gestructureerde en goed gedocumenteerde werkmethoden, en in-proces controles.
BAPS staat voor Barcode Assisted Processing System en biedt ondersteuning bij de bewerkingsprocessen. Hierbij wordt rekening gehouden met de goede manier van produceren (GMP) en wordt de kwaliteit gewaarborgd. BAPS is vanuit de praktijk ontwikkeld en dus afgestemd op de uitdagingen die je in het werkveld tegen kunt komen. Meerdere bereidende apotheken vertrouwen al jaren op BAPS. Het kan zonder problemen gebruikt worden in een omgeving waar GMP-z richtlijnen van toepassing zijn. De normale werkwijze wordt niet verstoord en BAPS garandeert een aantoonbare registratie en herleidbaarheid van de huidige werkwijze. Het BAPS-pakket wordt dan ook geleverd inclusief een GAMP-5 conform validatiedossier. Alle tijdens het proces vastgelegde gegevens zijn direct na afloop beschikbaar voor verdere controle of rapportage.
BAPS helpt onder andere bij het beheer van grondstoffen, aanmaken en onderhouden van analyse- en bereidingsvoorschriften, en controleert de uitvoering van de bereidingshandelingen. Ook het etiketteren van het eindproduct kan vanuit BAPS gedaan worden. Uitvoeringen kunnen gedaan worden met de draagbare tablet-PC, waardoor er geen vaste werkplek aan verbonden is.
Organisaties en bedrijven die zelf receptuur beheren en bereiden hebben te maken met snelle technologische ontwikkelingen, zoals nieuwe toedieningsapparatuur en nieuwe toedieningsvormen, een toenemende variëteit in medicijnen en behandelkuren en strengere kwaliteitseisen (GMP). Dit stelt hen voor een grote uitdaging. Hoe kunnen we het proces beheersen?
Het gaat allereerst om de primaire kwaliteitszorg voor de bereiding zelf. De analyse en het gebruik van de juiste grondstoffen en het correct uitvoeren van de verschillende bereidingshandelingen. Fouten hierin kunnen vervelende bijwerkingen en zelfs levensgevaarlijke consequenties hebben. Een goede voorbereiding en documentatie van deze bereidingsprocessen is dan ook essentieel.
Ook moet er in het kader van verantwoording het proces achteraf aantoonbaar zijn. En alles moet terug te vinden zijn om correcties te kunnen initiëren en te zorgen voor continue verbetering van het beheer- en bereidingsproces.
Richmond biedt onder de GMP-paraplu hier de ondersteuning van een inmiddels bewezen softwarepakket voor de beheer en bereiding van o.a. voorraadgeneesmiddelen, te weten BAPS.
BAPS
IN DE PRAKTIJK BEWEZEN
BAPS staat voor Barcode Assisted Processing System en is in nauwe samenwerking met het gebruiksveld ontwikkeld. Diverse bereidende-apotheken, waaronder ook ziekenhuisapotheken, vertrouwen al vele jaren op de Richmond software BAPS. BAPS vormt een betrouwbare en GMP-z conforme schakel in het kwaliteitssysteem van het ziekenhuis.
BAPS
DE VIJF MODULES
BAPS is vanuit de praktijk ontstaan en bestaat uit de onderstaande zeven modules. De modules zijn onafhankelijk van elkaar te gebruiken, maar de kracht van BAPS is gelegen in de integratie.
De opgestelde voorschriften in de module ANALYSE of PROTOCOL documenteren de vereiste analyse- of bereidingsprocessen. Deze processen worden in de module PLANNING ingepland, en de module VOORRAAD controleert daarbij of de benodigde grondstoffen voldoende beschikbaar zijn. Vervolgens controleert en registreert de module PROCES de proceshandelingen. Gegevens kunnen door middel van een infrarood koppeling (via het zogenaamde communicatie BLOK) uit randapparatuur ingelezen worden. Na afloop van de bereiding zijn vanaf het protocol met behulp dan de module ETIKET zeer eenvoudig de benodigde etiketten te vervaardigen, zodat ook meteen het juiste etiket wordt gebruikt.
GRONDSTOF
voor kwalitatief beheer van grondstoffen
VOORRAAD
voor het aanmaken en onderhouden van medicijn bereidingsprotocollen (CBV’s)
ANALYSE
voor het aanmaken en onderhouden van laboratorium analyse voorschriften
PROTOCOL
voor het aanmaken en onderhouden van medicijn bereidingsprotocollen (CBV’s)
PLANNING
van uit te voeren voorschriften
PROCES
voor het controleren, registreren en rapporteren m.b.v. een handheld-terminal
ETIKET
voor het representatief etiketteren van onder andere het eindproduct
Figuur: De verschillende deelfuncties van BAPS
CONTROLE SYSTEEM
BAPS is een automatiseringsconcept dat registreert en controleert. In tegenstelling tot een bewakingssysteem wordt het fresultaat niet door het pakket beïnvloed. Uitsluitend na een actie door de bereider zal het systeem een controle uitvoeren, zodat een veilige beheersing mogelijk wordt. BAPS dicteert dus niet, maar volgt kritisch!
GMP-z
BAPS modules kunnen zonder problemen worden gebruikt in omgevingen waar in hoge mate aan de GMP-z richtlijnen wordt voldaan. Daarbij is de opzet van BAPS zodanig dat de normale werkwijze niet wordt verstoord en men de huidige flexibiliteit behoudt. Sterker zelfs: BAPS garandeert u een aantoonbare registratie en herleidbaarheid van uw huidige werkwijze.
Het BAPS-pakket wordt daarom ook geleverd inclusief een GAMP-5 conform validatiedossier
DE KENMERKEN VAN BAPS
Aangedragen door praktijkervaringen heeft bij de ontwikkeling van BAPS een aantal belangrijke doelstellingen centraal gestaan:
- De protocollering biedt de gebruiker overzichtelijke werkinstructies, waarbij het systeem (op de achtergrond) toeziet op de uitvoering ervan zonder extra belasting voor andere apparatuur of infrastructuur. Met behoud van flexibiliteit worden potentiële fouten voorkomen en dat tegen lagere kosten
- Door de registratie van gegevens is er voor gezorgd dat een organisatie volledig kan voldoen aan de GMP-eisen ten aanzien van aantoonbaarheid en herleidbaarheid van handelen
- Het systeem sluit naadloos aan bij bestaande procedures en is daarom eenvoudig te implementeren met behoud van de huidige werkmethoden
- De invoer, registratie en controle is objectief. Er wordt door het systeem een sluitende tweede controle uitgeoefend, zodat een personele ‘double-check’ achterwege kan blijven
- Door gebruik te maken van een unieke infrarood koppelingsmethode is het systeem mobiel inzetbaar en te koppelen aan elk willekeurig randapparaat (voorzien van een elektronisch interface)
- Het systeem is eenvoudig en gebruikersvriendelijk
- Er zijn uitstekende mogelijkheden om het systeem uit te breiden met applicaties binnen vergelijkbare werkomgevingen en apparatuur
- Er is sprake van verregaande standaardisatie en een fraaie presentatie
- Er is een hoge mate van beveiliging door middel van een privilegestructuur voor gebruikers
- Zo kunnen het ontwerp, de autorisatie en de uitvoering van protocollen gescheiden worden
BAPS
OOK VOOR UW ORGANISATIE?
Wilt u weten hoe BAPS ook in uw organisatie kan functioneren, neem dan geheel vrijblijvend contact met ons op. We bespreken dan uw wensen want geen enkele organisatie werkt precies hetzelfde en u wilt zich niet in het harnas van een rigide automatiseringssysteem laten dwingen. Richmond levert BAPS daarom als concept en wij snijden het waar nodig voor u op maat!
