Toedieningsgereedmaken van patiëntgerelateerde medicatie in de apotheek.

Door technologische ontwikkelingen (nieuwe toedieningsapparatuur en nieuwe toedieningsvormen), strengere GMP-eisen en een toenemende variëteit in medicijnen en kuren wordt het voor ziekenhuisapothekers en hun assistenten steeds complexer patiëntgerelateerde bereidingen met voldoende kwaliteit uit te voeren. Naast de primaire kwaliteitszorg voor de bereiding zelf en daarmee een succesvolle behandeling van de patiënt, is ook de aantoonbaarheid ervan belangrijker dan ooit in het kader van verantwoording en terugvindbaarheid.

TgMed is een automatiseringsconcept, dat zich richt op de ondersteuning van al deze bereidingsactiviteiten door het gecontroleerd aanmaken van werkorders (protocollen). Het principe berust op het koppelen van de patiënt afhankelijke medicatie opdracht aan een van tevoren gedefinieerd basisdocument, waarin de methode van bereiding, de uit te voeren berekeningen en de controles vermeld staan. De berekeningen combineren het basisdocument met de receptgegevens tot een specifiek bereidingsprotocol.

Door te standaardiseren c.q. voorbereidingen te treffen middels de basisdocumenten, waarvan de juistheid op een rustig moment kan worden gevalideerd, neemt de kans op fouten aanmerkelijk af. Daardoor kan de dagelijkse inhoudelijke toetsing van de bereidingen beperkter en daarmee efficiënter uitgevoerd worden.

Figuur: TgMed functieschema van medicatieopdracht tot en met bereiding

De volgende eigenschappen van TgMed zijn het meest in het oog springend:

• Aanzienlijke foutkans reductie bij medicijn bereidingen
• Automatische berekening van bereidingsparameters
• Duidelijk te verantwoorden bereidingshistorie
• Geautoriseerde vrijgave van bereidingsprotocollen
• Besparing op handmatige en foutgevoelige controles

Richmond TgMed is geschikt voor multi-user Windows omgevingen en als zodanig de opvolger van eerdere TgMed DOS-versies. Vele ervaringen daarmee zijn gebundeld in verbeteringen en nieuwe functionaliteit; het pakket converteert tevens bestaande basisdocumenten voor gebruik in de nieuwe omgeving.
TgMed werd ontwikkeld in samenwerking met dr. J.W. Meilink, voormalig ziekenhuisapotheker te Rotterdam.

Invoer van medicatieopdrachten

Bovenstaand schermbeeld toont de gebruikersmode van TgMed voor het invoeren/bewerken van de medicatieopdrachten

• In het patiëntdeel (linksboven) worden de gegevens vastgelegd van patiënt, voor wie de medicatie bedoeld is. Deze gegevens worden gecontroleerd tegen de bestaande patiënten in het patiëntenbestand; een nieuwe patiënt of wijzigingen worden daar aan toegevoegd.
  Van elke patiënt kan een statusoverzicht opgeroepen worden met daarin alle ooit ingevoerde medicaties.
• De dosisgerelateerde gegevens (linksmidden) bevatten o.a. de lengte en gewicht van de patiënt, waaruit de dosisfactor (volgens Denekamp) wordt bepaald, welke in de hoeveelheidberekening van de bereiding opgenomen is
• Het voor deze medicatie geselecteerde basisdocument (rechtsboven) met de uit de medicatieopdracht overgenomen hoeveelheid en eventuele reductie. De basisdocumenten zijn onder te verdelen in productgroepen om de selectie te vereenvoudigen; ze kunnen gebruikelijke medicatie-synoniemnamen bevatten, zodat ook daarop gekozen kan worden. Een medicatie kan met andere geclusterd worden
• Rechtsmidden staan de overige medicatieopdracht gerelateerde gegevens betreffende startdatum, toedientijd en eventuele herhalingen en cycli, welke bepalen of en hoe vaak een bereiding gemaakt zal moeten worden. Met deze gegevens bepaalt TgMed niet alleen de gehele bereidingsplanning, maar controleert  en adviseert TgMed voorafgaande aan de uiteindelijke aanvang van de bereiding ook op eventuele houdbaarheidsproblemen
• Informatieve gegevens (linksonder) van de standaard parameters van het basisdocument, zoals omschrijvingen, minimale en maximale hoeveelheid en expiratieduur om aan te geven binnen welke grenzen een medicatie ingevoerd kan worden. Een medicatie kan altijd afwijkend van deze standaard worden voorgeschreven, maar TgMed zal dat dan nadrukkelijk signaleren
• De selectietabel (rechtsonder), waarin afhankelijk van het gevraagde veld (bijv. patiëntnaam of nummer, afdeling, basisdocument) alle beschikbare keuzes worden aangeboden; met de muisklik worden de gewenste gegevens geselecteerd

Met het invoeren van deze gegevens aan de hand van de medicatieopdracht wordt aldus een patiënt gekoppeld aan de gewenste medicatie (basisdocument), hetgeen resulteert in een bereidingsvoorschrift. Tijdens het vastleggen (opslaan) van het bereidingsvoorschrift vinden diverse controles plaats op de juistheid van de ingevoerde medicatiegegevens in relatie tot het gekozen basisdocument. Bij kritieke afwijkingen is wijziging van die invoer vereist; andere bijzonderheden worden alleen gesignaleerd, maar dan waar nodig ook vermeld op het uiteindelijke af te drukken bereidingsvoorschrift.

Overzichten

TgMed kent verschillende overzichten van de ingevoerde medicatieopdrachten, zoals een agenda voor de productieplanning en van de reeds uitgevoerde bereidingen. Via door de gebruiker zelf te definiëren parameters kan ook logistieke productie-informatie van de bereidingen gegenereerd worden.
De overzichten op het beeldscherm kunnen afgedrukt worden of geëxporteerd naar databestanden voor verdere eigen bewerking en analyse.

Autorisatie en vrijgave

Indien gewenst kunnen twee autorisatieniveaus in TgMed gebruikt worden, voordat een bereidingsvoorschrift wordt vrijgegeven voor productie. Bij de autorisatieslag worden de details van het ingevoerde bereidingsvoorschrift ter controle voorgelegd, inclusief de signalering van eventuele afwijkingen. Daarnaast is nog een ‘Wacht op akkoord’-functie mogelijk. De bevoegdheid tot deze (en overigens alle TgMed-) functies kan aan bepaalde gebruikers toegekend worden (login).

Afdrukken van bereidingsvoorschriften: productie

De bereiding start met het afdrukken van het bereidingsvoorschrift (of meerdere voorschriften tegelijk voor een gewenste productieperiode); de opgegeven bereidingsdatum en -tijd bepaalt daarbij de aanvang van de houdbaarheidsperiode. TgMed drukt alleen die voorschriften af, die voldoen aan alle gespecificeerde eisen, zoals start/stop, houdbaarheid en de basisdocumentparameters. Zo niet dan wordt de afdruk geblokkeerd; t.b.v. de productievoortgang kunnen deze blokkades wel overruled worden, maar alleen door daartoe bevoegde gebruikers De bereidingsvoorschriften worden afgedrukt inclusief bijbehorende etiketten (meerdere, ook losse etiketten zijn mogelijk.

Ontwerp van basisdocumenten

De bereidingsinstructies in het medicatie-basisdocument worden opgemaakt met de binnen TgMed geïntegreerde functies van MS-Word, waardoor een grote vrijheid ontstaat in de vormgeving van het voorschrift, alsmede de mogelijkheid  om informatie en teksten uit andere (Word) documenten te kopiëren.

In het voorschrift en op de etiketten kunnen naar believen zgn. labelvelden opgenomen worden (zie de grijze velden in het voorbeeld) met daaraan gekoppelde formules. Deze formules kunnen verwijzigen bevatten naar allerlei gegevens, zoals patiëntleeftijd, dosisfactor, toedientijd, etc, waardoor de tekst van het uiteindelijk afgedrukte bereidingsvoorschrift varieert met de opgegeven medicatieopdracht. De labels en formules kunnen flexibel gegenereerd en bewerkt worden.

Zie bijgaand voorbeeld van een TgMed basisdocumentontwerp en het daarvan afgeleide geheel ingevulde bereidingsvoorschrift, beide voorzien van dse juiste etiketten
Of download onze TgMed folder met alle voorgaande informatie.