TgMed

TgMed is een automatiseringsconcept, dat zich richt op de ondersteuning van patiëntgerelateerde bereidingsactiviteiten door het gecontroleerd aanmaken van werkorders (bereidingsvoorschriften). Het principe berust op het koppelen van de patiënt afhankelijke medicatie opdracht aan een van tevoren gedefinieerd basisdocument, waarin de methode van bereiding, de uit te voeren berekeningen en de controles vermeld staan. De berekeningen combineren het basisdocument met de receptgegevens tot een specifiek bereidingsvoorschrift.

Toedieningsgereedmaken van patiƫntgerelateerde medicatie in de apotheek.


Door te standaardiseren c.q. voorbereidingen te treffen middels de basisdocumenten, waarvan de juistheid op een rustig moment kan worden gevalideerd, neemt de kans op fouten aanmerkelijk af. Daardoor kan de dagelijkse inhoudelijke toetsing van de bereidingen beperkter en daarmee efficiënter uitgevoerd worden.

Figuur: TgMed functieschema van medicatieopdracht tot en met aflevering

De volgende eigenschappen van TgMed zijn het meest in het oog springend:

  • Foutkans reductie bij medicijn bereidingen
  • Automatische berekening en controles van bereidingsparamteters
  • EVS/Kuren gekoppelde invoer van medicatiegegevens
  • Traceerbare bereidingshandelingen met identificatie- en weegcontroles
  • Geautoriseerde vrijgave van voorschriften en bereidingen

TgMed is geschikt voor multi-user Windows omgevingen en als zodanig de opvolger van eerdere TgMed DOS-versies. Deze betrouwbare basis en de vele ervaringen ermee zijn gebundeld in een modern en gebruiksvriendelijk softwarepakket.
En nog steeds levert de gebruikersgroep van een tiental Nederlandse ziekenhuisapotheken belangrijke input voor verbeteringen en nieuwe functionaliteit.

 

Invoer van medicatieopdrachten

Een belangrijke bron van medicatiefouten vindt zijn oorzaak in het handmatig invoeren van receptuurgegevens. TgMed controleert deze gegevens dan ook gedegen en accepteert geen medicatieopdrachten, die niet ‘passen’ bij de beschikbare bereidingsmethoden van de basisdocumenten. Onderstaand schermbeeld toont de gebruikersmode van TgMed voor de handmatige invoer van medicatieopdrachten.

Indien de medicatieopdrachten worden voorgeschreven vanuit een elektronisch voorschrijfsysteem (EVS) of een specifiek geautomatiseerde kuuradministratie dan kunnen dergelijke opdrachtgegevens ook automatisch door de importmodule in TgMed verwerkt worden tot bereidingsopdrachten. Dit vervangt de handmatige invoer in zijn geheel, zodat overschrijffouten niet meer voor komen.

In beide situaties blijven controles plaats vinden tussen receptuurgegevens en bereidingsmethode:

  • overeenstemmende medicatie bij bereidingsmethoden met enkelvoudige of meervoudige componenten;
  • correcte doseringen,  toedieningswijzen en infusen;
  • waar nodig omrekening van doseringen naar lichaamsoppervlak (Denekamp) en controle op doseringsgrenzen;
  • aangezien de basisdocumenten door de Apotheek zelf opgesteld en onderhouden worden, kunnen de bereidings-instructies naar eigen inzicht worden aangevuld met extra formules en controles.

Met de aldus gevalideerde invoer worden dan de uiteindelijke bereidingsopdrachten vastgelegd voor de gewenste toedieningstijden of -perioden. Daarmee bepaalt TgMed niet alleen de gehele bereidingsplanning, maar controleert en adviseert TgMed voorafgaande aan de uiteindelijke aanvang van de bereiding ook op eventuele houdbaarheidsproblemen. Ook kan een status van een patiënt worden opgevraagd met een overzicht van andere (cumulatieve) medicaties.
Eventuele afwijkingen tijdens dit invoerproces worden duidelijk gemeld met waar mogelijk aanwijzigen voor correcties.

 

Overzichten

TgMed kent verschillende overzichten van de ingevoerde medicatieopdrachten, zoals een agenda voor de productieplanning en van de reeds uitgevoerde bereidingen. Via door de gebruiker zelf te definiren parameters kan ook logistieke productie-informatie van de bereidingen gegenereerd worden.
De overzichten op het beeldscherm kunnen afgedrukt worden of geëxporteerd naar databestanden voor verdere eigen bewerking en analyse.

 

Autorisatie en vrijgave

Indien gewenst kunnen twee autorisatieniveaus in TgMed gebruikt worden, voordat een bereidingsvoorschrift wordt vrijgegeven voor productie. Bij de autorisatieslag worden de details van het ingevoerde bereidingsvoorschrift ter controle voorgelegd, inclusief de signalering van eventuele afwijkingen. Daarnaast is nog een 'Wacht-op-akkoord'-functie mogelijk. De bevoegdheid tot deze (en overigens alle TgMed-) functies kan aan bepaalde gebruikers toegekend worden (login).

 

Het uitvoeren van de bereiding: productie

De bereiding start met het selecteren van de bereidingsopdrachten voor een gewenste productieperiode. Dit moment geldt als bereidingstijd en bepaalt dus de aanvang van de houdbaarheidsperiode.

TgMed plant alle bereidingsopdrachten in, die in de gekozen periode toegediend en dus geproduceerd dienen te worden, rekeninghoudend met autorisaties, houdbaarheden en bijv. herhalingen bij doorlopende medicaties met controle op doublures en/of omissies. Indien de houdbaarheid dat toelaat kunnen dus ook meerdere deelbereidingen (voor bijv. opeenvolgende toediendagen) efficiënt  op één verzamelvoorschrift bereid worden.

Indien bereidingsvoorschriften geselecteerd worden die niet aan alle eisen voldoen, zal TgMed de productie daarvan blokkeren. De bereidingsvoorschriften worden afgedrukt inclusief de bijbehorende etiketten; eventueel kunnen ook meerdere losse etiketten afgedrukt worden. Etiketten zijn daarbij voorzien van barcodes o.a. voor de toedienregistratie.

 

Identificatie- en weegcontrole

Met gebruikmaking van de identificatie- en weegmodule wordt het voorschrift opgeroepen op een monitor in de bereidings-ruimte (LAF-kast) en begeleidt TgMed de productieassistent(e) door de achtereenvolgende bereidingshandelingen.

Identiteitscontrole vindt plaats op generieke grondstof of uniek artikel (Z-Index) en weegcontrole is  naar keuze gravimetrisch of volumetrisch.  Alle bereidingshandelingen en controleresultaten worden traceerbaar gelogd in het bereidingsverslag.

 

Onderhoudsmode: flexibel ontwerp van de bereidingsinstructies

De bereidingsinstructies in het medicatie-basisdocument worden in de Onderhoudsmode van TgMed opgemaakt met de geïntegreerde functies van MS-Word, waardoor een grote vrijheid ontstaat in de vormgeving van het voorschrift, alsmede de mogelijkheid  om informatie en teksten uit andere (Word) documenten te importeren/kopiëren.

In het voorschrift en op de etiketten kunnen naar believen zgn. labelvelden opgenomen worden (zie de grijze velden in het voorbeeld) met daaraan gekoppelde formules. Deze formules kunnen verwijzigen bevatten naar allerlei gegevens, zoals patiëntleeftijd, dosisfactor, toedientijd, etc, waardoor de tekst van het uiteindelijk afgedrukte bereidingsvoorschrift varieert met de opgegeven medicatieopdracht.

Met gebruikmaking van de identificatie- en weegmodule worden de bereidingsinstructies aangevuld met Z-Index artikelinformatie over de te gebruiken grondstoffen en waar gewenst instellingen om de weegprocedures te triggeren tijdens het bereidingproces.

Zie bijgaand voorbeeld van een TgMed basisdocumentontwerp en het daarvan afgeleide geheel ingevulde bereidingsvoorschrift, beide voorzien van de juiste etiketten

Of download onze TgMed brochure met alle voorgaande informatie.